Transporte y logística
Gastos de conductores en transporte y logística, sin papeles
Gasóleo, AdBlue, peajes, aparcamientos, lavados, la cena en el área de servicio… Tus conductores generan tickets todos los días y lejos de la base. Con SpendRobin los mandan por WhatsApp desde la cabina y llegan leídos a la oficina, listos para cruzar con la tarjeta y reembolsar.
- Tickets por WhatsApp desde la ruta
- Cruce con el extracto de la tarjeta de combustible o de empresa
- Dietas y gastos adelantados, devueltos con SEPA
- Avisos de tickets duplicados
2 € al mes por usuario, mínimo 6 €, más IVA · sin permanencia
Los gastos de los conductores, un rompecabezas
En una empresa de transporte, mensajería o distribución, cada conductor es un pequeño centro de gasto en movimiento. Paga con la tarjeta de la empresa, con la de combustible o con su dinero, y entrega los tickets cuando vuelve a la base… si vuelve con ellos.
Para la oficina, eso significa extractos con decenas de cargos de gasolineras y peajes, dietas que hay que liquidar y conductores que preguntan cuándo se les devuelve lo que adelantaron. Controlar los gastos de los conductores exige que el ticket llegue el mismo día.
Gastos habituales en ruta
Combustible y AdBlue
Repostajes con la tarjeta de empresa o de combustible, cruzados con el extracto.
Peajes
Los que no van por telepeaje, con su ticket.
Aparcamientos
Aparcamientos y áreas de descanso de pago.
Lavados y pequeños gastos
Lavados, pequeñas reparaciones y recambios de urgencia.
Dietas
Comidas y cenas en ruta, con ticket o como gasto sin ticket.
Alojamiento
Hoteles y hostales en las rutas de varios días.
Cómo funciona, paso a paso
Lo mismo para el que está en la calle y para el que está en la oficina.
- Paso 1
Foto en el momento
El empleado manda la foto del ticket por WhatsApp o Telegram y dice cómo lo pagó.
- Paso 2
Revisión en la oficina
La IA lo lee y lo clasifica; en la oficina se revisa y se aprueba, con los avisos a la vista.
- Paso 3
Reembolso y contabilidad
Lo adelantado se devuelve con un fichero SEPA y todo se exporta a contabilidad.
Así lo usa una empresa de transporte
El conductor reposta en ruta con la tarjeta de combustible y manda la foto del ticket al WhatsApp de SpendRobin, sin bajar de la cabina. Por la noche cena en un área de servicio y paga con su dinero: otra foto, «Dinero propio». Si el ticket se ve mal, el bot le pide el total.
En la oficina, el responsable de flota revisa los gastos del día, ya leídos y clasificados, y los aprueba. A fin de mes sube el extracto de las tarjetas en Norma 43 o Excel y SpendRobin cruza cada cargo con su ticket; los que quedan sin ticket los reclama a cada conductor. Las dietas adelantadas se devuelven con un fichero SEPA.
Qué gana una empresa de transporte y logística
- Tickets el mismo día, sin esperar a que el conductor vuelva a la base
- Tarjetas conciliadas: cada cargo de combustible con su ticket
- Dietas liquidadas a tiempo, con reembolsos por SEPA
- Informes por conductor, por categoría y por forma de pago
- Sin formación: si sabe usar WhatsApp, sabe usar SpendRobin
Todo por 2 € al mes por usuario, con un mínimo de 6 €, más IVA, sin permanencia. Calcula tu precio en precios.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Funciona con tarjetas de combustible?
Sí, si puedes descargar el extracto en Norma 43, CSV, Excel o PDF. Das de alta la tarjeta con sus últimos cuatro dígitos y subes el extracto.
¿Qué pasa si el conductor manda el mismo ticket dos veces?
SpendRobin lo detecta y lo marca como duplicado para que no se apruebe ni se pague dos veces.
¿Cómo se calculan las dietas que se pagan?
El importe lo decide tu empresa según su convenio y su política. Los límites fiscales cambian con la normativa: consulta con tu asesor.
Que los tickets lleguen antes que el camión
Da de alta a tus conductores con su móvil y prueba con los gastos de esta semana. 2 € por usuario al mes, más IVA, sin permanencia.
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