Guía completa

Gestión de gastos de empleados para pymes, sin hojas de cálculo

Combustible, comidas con clientes, aparcamientos, material comprado a última hora… En una pyme los gastos de empleados se cuelan por mil sitios. SpendRobin los ordena en un solo circuito: el empleado manda la foto del ticket, la IA lo lee, tú lo apruebas, devuelves lo que adelantó y lo pasas a tu contabilidad.

Tickets por WhatsApp, Telegram, la app o la web
La IA lee comercio, NIF, fecha, base, IVA y total
Reembolsos con fichero SEPA y cruce con la tarjeta de empresa
Exportación a a3, ContaPlus / Sage 50, ContaSol y Excel

Prueba gratis 1 mes Ver precios

2 € al mes por usuario, mínimo 6 €, más IVA · sin permanencia

Por qué la gestión de gastos de empleados se atasca

En la mayoría de pymes el proceso es parecido: el empleado guarda el ticket en la cartera, a final de mes lo grapa a una hoja, alguien lo pasa a un Excel, se pregunta por los que faltan y, semanas después, se devuelve el dinero. Entre medias se pierden tickets, se borran las impresiones térmicas y nadie sabe si ese cargo de la tarjeta era una comida o un repostaje.

El coste no está solo en el tiempo de administración. Un empleado que adelanta dinero y espera un mes para cobrarlo está financiando a la empresa, y un ticket que llega tarde a la gestoría es un apunte que se hace deprisa o no se hace. La gestión de gastos de empleados funciona cuando enviar el ticket cuesta diez segundos y revisarlo, uno.

Cómo funciona el control de gastos con SpendRobin

Tres pasos para el empleado. El resto lo hace la aplicación.

Paso 1
Foto del ticket
Hace una foto al ticket o a la factura, o adjunta el PDF. Sirve cualquier móvil.
Paso 2
Cómo lo pagó
Tarjeta de empresa, su dinero, efectivo u otra forma de pago. Así se sabe al momento si hay que devolvérselo.
Paso 3
Revisión y aprobación
La IA lo lee en segundos y queda pendiente de revisar. Tú lo apruebas o lo rechazas con un clic.

Todo el ciclo del gasto en una sola herramienta

Desde que se paga hasta que está en la contabilidad, sin cambiar de programa.

Lectura automática del ticket

La IA extrae comercio, NIF, fecha, base imponible, IVA y total, y propone la categoría. Más en app para escanear tickets.

Avisos antes de aprobar

Tickets duplicados o parecidos a otro, sin NIF, de fin de semana o con más de 90 días: los ves marcados antes de dar el visto bueno.

Reembolsos y anticipos

Lo que adelantó cada empleado queda pendiente de devolver. Márcalo como pagado y descarga el fichero SEPA para tu banco. También puedes registrar anticipos y ver el saldo de cada persona.

Tarjeta de empresa

Sube el extracto y cruza cada cargo con su ticket. Verás qué cargos están sin justificar.

Informes y gráficos

Gasto por mes, por categoría, por empleado y por forma de pago, en el periodo que elijas.

Exportación contable

Excel, CSV, libro diario y ficheros para a3, ContaPlus / Sage 50 y ContaSol. Ver exportar a contabilidad.

Cómo montar una política de gastos sencilla

No hace falta un manual de cuarenta páginas. Para la mayoría de pymes basta con decidir cuatro cosas y contárselas al equipo el primer día:

Qué se puede gastar: combustible, comidas, alojamiento, aparcamiento, material… Cada una será una categoría con su cuenta contable.
Con qué se paga: tarjeta de empresa, dinero del empleado o efectivo de caja. En SpendRobin son formas de pago que eliges tú.
Cuándo se envía el ticket: en el momento. Con el WhatsApp a mano no hay excusa para guardarlo en la cartera.
Cuándo se devuelve el dinero: por ejemplo, una vez por semana o cada quincena, con un fichero SEPA para todos.

Para gastos que no tienen ticket, como los kilómetros con el coche propio o las dietas, el empleado los anota a mano y siguen el mismo circuito de aprobación. Los importes que se pueden pagar exentos dependen de la normativa vigente: consulta con tu asesor.

Software de control de gastos pensado para pymes

Las herramientas de gastos más conocidas están pensadas para empresas grandes, con departamentos de viajes, políticas por niveles y contratos anuales. SpendRobin va al grano: lo que necesita una pyme de 3 a 200 personas que quiere dejar de perseguir tickets.

El precio también es de pyme: 2 € al mes por usuario, con un mínimo de 6 €, más IVA, sin permanencia y con primer mes gratis. Hasta varias veces más barato que las alternativas habituales. Tienes una calculadora en la página de precios.

Si llevas la contabilidad con una gestoría, puedes darla de alta como administradora para que revise y exporte los gastos directamente. Y si eres gestoría, mira cómo funciona SpendRobin para gestorías.

Lo que SpendRobin no hace

Preferimos decirlo claro: SpendRobin no es un software homologado por la Agencia Tributaria para la digitalización certificada de tickets, no emite facturas y no presenta impuestos. Organiza los gastos, guarda la imagen de cada ticket con sus datos y prepara los asientos para tu contabilidad, con el IVA soportado separado. Las decisiones fiscales siguen siendo tuyas o de tu asesor.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la gestión de gastos de empleados?

Es el proceso de recoger los tickets y facturas de lo que el equipo paga por trabajo, revisarlos, devolver el dinero adelantado y registrarlos en la contabilidad. Una app como SpendRobin automatiza la recogida y la lectura de los datos.

¿Cuánto tiempo se tarda en empezar?

Unos minutos: creas la empresa, invitas a tu equipo con su email o su móvil y ya pueden mandar tickets. Las categorías y formas de pago vienen preparadas y puedes cambiarlas cuando quieras.

¿Quién puede aprobar los gastos?

El titular de la cuenta y los administradores que nombre. Los empleados solo ven y envían sus propios gastos.

¿Se avisa al empleado cuando se aprueba o se paga su gasto?

Sí. Si usa WhatsApp o Telegram, le llega el aviso por el mismo chat cuando su gasto se aprueba, se rechaza o se le paga. Y en la app o la web ve siempre el estado de cada ticket.

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